A luta pela produtividade nas empresas | Como melhorar definitivamente a produtividade dos seus funcionários em 8 Passos simples

Se você é um empreendedor, provavelmente já fez muita pesquisa para encontrar dicas de gerenciamento de tempo para pequenas empresas e como aumentar a produtividade de colaboradores.

Como dono de uma pequena empresa, você nunca tem tempo suficiente num dia, então você precisa fazer bom uso do seu tempo.

Mas e a sua equipe? Ao contrário das grandes empresas, você não tem um orçamento de folhas de salário massivo, portanto, a cada minuto que sua equipe tiver no relógio, ela precisa ser usada da maneira mais eficiente possível.

No entanto, os trabalhadores na América latina por exemplo, apresentam problemas de produtividade.

Passamos mais tempo no trabalho do que a maioria dos outros países industrializados, mas todo esse tempo extra não significa que estamos a fazer mais que os outros. De fato, a produtividade tem estado geralmente em uma tendência de queda desde a grande recessão.

Uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade é aumentar o engajamento dos funcionários, pois a produtividade e o engajamento andam de mãos dadas.

No entanto, existem muitas outras estratégias econômicas que você pode usar para ganhar mais esforço da sua equipe de trabalho.

A importância do equilíbrio entre a vida pessoal e profissional

A importância do equilíbrio entre a vida pessoal e profissional

Antes de implementar quaisquer planos para aumentar a produtividade da sua equipe, é importante entender a psicologia por trás da produtividade em si. O que, exatamente, torna alguns trabalhadores mais produtivos que os outros ?

A resposta é bastante simples. Uma pesquisa da Universidade de Warwick deu caminho a uma  descoberta que quando os trabalhadores são felizes, eles são 12% mais produtivos.

A felicidade e um equilíbrio positivo entre a vida pessoal e profissional geralmente se traduzem em trabalhadores comprometidos, e o mais importante, produtivos.

Se isso lhe parecer simples demais, olhe para o mercado de trabalho na Dinamarca. De acordo com a World Values Survey, os Dinamarqueses são os mais felizes do mundo, e isso inclui o tempo que eles passam no trabalho.

O Ministério das relações exteriores da Dinamarca afirma que eles também são o segundo país mais produtivo da União Europeia.

A Better Life Index da OCDE classifica a Dinamarca e os Países baixos no topo da sua lista de Países com o melhor equilíbrio entre a vida profissional e familiar.

Como você pode imaginar, os Estados Unidos estão quase no fundo.

A partir disso, podemos razoavelmente concluir que, quanto mais você trabalha para aumentar a saúde, a felicidade e o equilíbrio entre a vida profissional e a saúde da sua equipe. Mais eles retribuirão  favor com maior produtividade. Isso, por sua vez, leva a maiores lucros para você e um ambiente melhor de trabalho para todos.

Como aumentar a produtividade da sua equipe

Como aumentar a produtividade da sua equipe

Não é preciso um grande orçamento para ajudar a melhorar a vida profissional das pessoas. Há muito o que você pode fazer como o dono de uma empresa para melhorar as coisas em sua equipe de trabalho.

1. Definir Horários de trabalho razoáveis

Pode parecer contraproducente, mais exigir que sua equipe trabalhe menos pode inspirá-los a produzir mais.

De acordo com a Fast Company, os trabalhadores na Dinamarca normalmente trabalham apenas 33 horas pro semana. E eles recebem pelo menos cinco a seis semanas de férias a cada ano. Juntamente com uma licença de maternidade de até um ano, quando necessário.

Nos Estados Unidos, muitas horas são muitas vezes vistas como um sinal de comprometimento. No entanto, isso pode resultar em “Presenteísmo” que é quando os trabalhadores estão no trabalho, mas não desempenham suas funções adequadamente por causa de muitos fatores como o Sono, doenças e as vezes fatores medicinais que não são inspecionados regularmente.

A Harvard Business Review afirma que o presenteísmo pode reduzir a produtividade individual num completo terço.

Longas horas também podem reduzir ainda mais a produtividade devido a estresse, desengajamento e um equilíbrio entre a vida profissional e familiar.

Para combater isso, faça o que puder para reduzir as horas da sua equipe. deixe as pessoas irem para casa mais cedo nas tardes de sexta feira, ou dar-lhes a flexibilidade de entrar mais tarde nas manhãs de segunda feira.

Isso não apenas ajudará a reduzir os custos de mão de obra no seu negócio, mas você provavelmente descobrirá que sua equipe trabalhará mais em troca.

2. Seja Flexível com a Agenda

Reduzir horas é uma estratégia para aumentar a produtividade, ser flexível com essas horas de trabalho está intimamente relacionado.

As necessidades de todos serão diferentes, então converse com o seu pessoal para descobrir onde elas precisam de maior flexibilidade com a semana de trabalho.

Por exemplo, você pode ter uma pessoa que adora ter um intervalo de almoço mais longo às telas feiras para participar de uma aula de ioga. Enquanto outra pessoa adoraria sair mais cedo às quartas feiras para pegar uma criança na creche.

Dependendo do seu negócio, você pode ou não ser capaz de acomodar as necessidades de todos. No entanto, descobrir quem precisa de quê e dar o melhor de si para dar mais flexibilidade à sua equipe mostrará que você se importa com a felicidade e o bem-estar deles. Isso, por sua vez, pode aumentar o engajamento e levar a uma maior produtividade.

3. Dê a sua equipe mais autonomia

Toda sociedade tem diferentes normas e valores culturais. E essas normas e valores afetam diretamente a maneira como nos comportamos. No início dos anos 1970, o psicólogo Geert Hofstede desenvolveu uma estrutura para medir essas normas sociais usando as Dimensões Culturais de Hofstede .

Dimensões culturais de Hofstede mede seis dimensões dentro de cada cultura. Esses incluem:

  • Índice de Distância de Potência
  • Individualismo vs. Coletivismo
  • Evitar Incerteza
  • Masculinidade vs. Feminilidade
  • Orientação a Longo Prazo vs. Orientação a Curto Prazo
  • Indulgência vs. Restrição

Quando você entende as dimensões únicas de uma cultura e como seus valores coletivos diferem dos seus, você pode se tornar um melhor comunicador e um melhor gerente.

Então, o que tudo isso tem a ver com aumentar a produtividade em sua pequena empresa? Bem, um pouco, especialmente quando se trata de autonomia.

A autonomia, ou falta dela, está diretamente relacionada ao Índice de Distância de Potência. Distância de poder é a expectativa e a crença de que o poder é distribuído de forma desigual. Assim, em países com um alto Índice de Distância de Poder, membros menos poderosos de uma organização acreditam na desigualdade de poder. Seu gerente diz a eles o que fazer, e eles fazem isso sem questionar. Em países com um baixo Índice de Distância de Potência, os membros da equipe acreditam que estão em pé de igualdade com seu chefe. O relacionamento é mais sobre colaboração e menos sobre “chefe e empregado”.

Não é de surpreender que os Estados Unidos tenham um alto Índice de Distância de Poder; estamos em 40. A Dinamarca tem o menor Índice de Distância de Poder do mundo; eles estão classificados em 18.

Os dinamarqueses têm uma vida de trabalho rica e empoderada, em parte porque têm muita autonomia. E há muita pesquisa que confirma o que os dinamarqueses conhecem há anos: mais autonomia = mais felicidade = maior produtividade.

Um estudo publicado no European Journal of Work e Psicologia Organizacional descobriu que os trabalhadores que tiveram maior autonomia e apoio experimentaram maior satisfação e motivação. Outro estudo, publicado no Nordic Journal of Working Life Studies, descobriu que a tomada de decisão descentralizada (também conhecida como autonomia) leva a uma maior produtividade dos trabalhadores finlandeses.

Tudo isso aponta para a mesma conclusão: quanto mais controle você entregar aos membros de sua equipe, mais felizes e produtivos eles estarão.

É importante esclarecer que dar mais autonomia à sua equipe não significa deixá-los fazer o que quiserem, quando quiserem.

Todo funcionário precisa de limites. Mas, em vez de dizer ao seu pessoal o que fazer, diga-lhe o que você quer ver e depois deixe que ele escolha como fazê-lo.

Ter a liberdade de escolher  como fazer o seu trabalho é um componente essencial da autonomia.

Dê ao seu pessoal o poder de tomar suas próprias decisões sempre que possível. E mostre que você confia neles para fazer seu trabalho se afastando. Você pode se surpreender com quanto mais se faz quando você entrega as rédeas.

4. Tente limitar interrupções

De acordo com o Washington Post , um trabalhador típico é interrompido ou muda de tarefa a cada três minutos. E pode levar 20 minutos ou mais para retornar ao ponto de partida.

As interrupções são um enorme dreno na produtividade e podem nos roubar nossas melhores ideias e esforços. Embora muitas vezes nos obrigue a trabalhar mais rápido para compensar o tempo perdido, o aumento da velocidade tem um preço.

Pesquisadores da Universidade Humboldt descobriram que trabalhadores que eram constantemente interrompidos compensavam esse tempo perdido trabalhando mais rápido para completar sua tarefa.

Embora isso não seja uma surpresa (afinal, todos nós o fazemos), esse aumento de velocidade leva a um maior estresse, pressão de tempo e frustração.

Esses fatores podem limitar a produtividade em tarefas futuras.

O Washington Post entrevistou o especialista em eficiência Edward G. Brown, que sugere a criação de um acordo de bloqueio de tempo com os membros da equipe.

Um bloqueio de tempo é um “horário de silêncio” acordado quando todos podem simplesmente se concentrar em seu trabalho.

Com um bloqueio de tempo, os trabalhadores têm que concordar, por escrito, em não interromper seus colegas, a menos que haja uma emergência.

Brown afirma que um cliente estimava, de maneira conservadora, que a produtividade pessoal aumentava de 40% a 60% depois de começar a usar a técnica de Time Lock.

Naturalmente, sua empresa pode não ser capaz de usar essa técnica. Converse com seu pessoal sobre os tipos de interrupções que enfrentam diariamente ou semanalmente.

Descubra quais interrupções são mais prejudiciais à sua produtividade e faça o que puder para reduzi-las ou eliminá-las.

5. Contrate pessoas de suporte

Vamos começar com um cenário fictício. No seu negócio, você tem dois gerentes. Seu primeiro gerente, Bill, monitora todos em sua equipe com os olhos de um falcão.

Se um cliente reclama, ele imediatamente assume que a culpa é da sua equipe, e ele é rápido para que todos saibam que ele não está feliz com o seu desempenho.

Sua equipe trabalha em um ambiente de tensão, desconfiança e medo.

Sarah, sua segunda gerente, é o oposto. Ela trata sua equipe como família. Ela é rápida em dar ouvidos a alguém e é a primeira a apoiar uma nova ideia ou iniciativa.

Ela sempre ouve os dois lados de uma história, e quando alguém da equipe dela precisa dela, ela tem as costas. A atmosfera sob Sarah é favorável, acolhedora e descontraída.

Se você fosse um funcionário, para qual gerente trabalharia mais?

Sua equipe precisa de apoio no trabalho, e a primeira linha de suporte vem de seu gerente, seja você ou alguém que você contratou.

Se você quer aumentar a produtividade de sua equipe, precisa dar uma olhada em seus gerentes (ou em seu próprio estilo de gerenciamento ).

Os melhores gerentes mantêm uma política de portas abertas. Isso significa que sua porta está sempre aberta para que os membros da equipe entrem e expressem suas preocupações, façam perguntas ou discutam problemas.

Se os membros da equipe não se sentirem à vontade para se comunicar com seu gerente, ou se temerem que sejam julgados com severidade ao revelarem que não sabem como fazer algo, a produtividade vai sofrer.

Em seguida, verifique se sua equipe sabe que pode contar com seu apoio. Mostre esse compromisso dia após dia e não desanime se levar algum tempo para ganhar sua confiança (especialmente se o ambiente de trabalho tiver sido tóxico).

Com o tempo, seu pessoal verá que você está de costas. E seu comprometimento (e produtividade) vão certamente melhorar.

6. Respeite seus limites

Sempre haverá outro telefonema para retornar e outro e-mail para responder. O “digital creep” da vida profissional do século XXI afeta todos, chefes e funcionários. No entanto, esperar que os membros da equipe respondam aos e-mails às 22h ou concluam o trabalho em seus dias de folga não é apenas irracional, não é saudável.

Se você quer aumentar a produtividade, é importante reconhecer que seus funcionários têm uma vida fora do trabalho.

Isso também vale para os intervalos do almoço. Um estudo publicado no Academy of Management Journal descobriu que a produtividade caiu (e a fadiga aumentou) quando os trabalhadores cancelaram sua hora de almoço.

Pode ser difícil para os trabalhadores deixarem o trabalho, especialmente nos Estados Unidos, Angola e Portugal (onde, novamente, longas horas são vistas como um compromisso maior).

Então, deixe seu povo saber que você valoriza a vida fora do trabalho.

Pergunte-lhes sobre suas famílias e hobbies e incentive-os a agendar tempo para essas atividades e compromissos, assim como fazem com reuniões e projetos.

Você também precisa liderar pelo exemplo. Invista tempo em sua própria família, hobbies ou atividades espirituais e fale sobre seus interesses para sua equipe.

Sempre que possível, evite enviar e-mails para seus funcionários quando eles não estiverem no trabalho.

Por último, certifique-se de que todos em sua equipe fazem um intervalo para o almoço adequado; isso significa comer longe de suas mesas, idealmente do lado de fora, onde podem ter um pouco de sol e ar fresco. Se possível, crie um espaço limpo e convidativo para eles comerem, tanto em ambientes internos quanto externos.

7. Monitorar os níveis de estresse

Você pode pensar que um estresse maior levaria à diminuição da produtividade. Isso é verdade, mas apenas em um certo ponto. Existe um patamar mágico quando o estresse pode realmente aumentar a produtividade.

A Lei Yerkes-Dodson, desenvolvida pelos psicólogos Robert Yerkes e John Dillingham Dodson em 1908, determina que o desempenho e a produtividade aumentem à medida que o nível de excitação (estresse) aumenta. No entanto, se os níveis de estresse se tornarem muito altos, a produtividade começará a despencar.

Por exemplo, com que frequência você se deparou com um prazo desafiador que não tinha certeza de poder cumprir? Você se atrapalhou ou produziu algum de seus melhores trabalhos? Se a tarefa não fosse muito desafiadora, é provável que você tenha subido para a ocasião de maneira admirável.

Esta é a Lei Yerkes-Dodson em ação. Quando o estresse e a complexidade estão nos níveis certos, o desempenho dispara.

Agora, a parte complicada é saber quanto estresse leva ao desempenho ideal. Tarefas novas ou difíceis exigem menos excitação para um desempenho ideal, enquanto tarefas bem conhecidas ou fáceis exigem níveis mais altos de estresse para aumentar a motivação e a produtividade.

É por isso que é importante observar o que seus funcionários estão fazendo e analisar quanto estresse pode estar associado a várias tarefas.

Você pode, então, tomar medidas para aumentar ou diminuir o nível de excitação, a fim de aumentar a produtividade.

Veja um exemplo: imagine que você pediu a Pam, um de seus funcionários, para escrever o boletim informativo deste mês.

Ela já fez isso várias vezes e, embora escreva bem, normalmente leva vários dias para concluir a tarefa.

Para ela, essa é uma tarefa bem conhecida, com baixa excitação, então ela pode estar armando um pouco os pés.

Você pode melhorar sua produtividade tornando a tarefa mais desafiadora; por exemplo, pedindo-lhe para entrevistar um cliente para o boletim informativo deste mês, ou dando-lhe um prazo mais curto.

No extremo oposto do espectro está Daniel. Você acabou de colocá-lo no comando de gerar relatórios financeiros semanais de seus negócios.

Ele ainda está aprendendo o processo e a cada semana ele comete vários erros.

Não ajuda que os relatórios tenham que ser concluídos até sexta-feira à tarde. Com suas outras responsabilidades, ele está achando quase impossível cumprir esse prazo.

Este é um exemplo de uma tarefa nova e difícil que também tem alta excitação (de prazos curtos e complexidade de tarefas).

Nesse caso, você gostaria de fazer o que pudesse para aliviar Daniel de algumas outras responsabilidades para reduzir seus níveis de estresse, para que ele pudesse dedicar mais tempo e energia para aprender como gerar os relatórios financeiros.

É essencial que você se concentre no equilíbrio quando se trata de analisar tarefas e níveis de estresse.

Se você aumentar muito a excitação das tarefas erradas, você acabará reduzindo a produtividade.

8. Use estratégias de gerenciamento de tempo

Outra estratégia que você pode usar para aumentar a produtividade é ensinar à sua equipe estratégias eficazes de gerenciamento de tempo . Uma estratégia popular é a Técnica Pomodoro , desenvolvida por Francesco Cirillo no final dos anos 80.

A técnica é agradavelmente simples. Usando um temporizador, você trabalha por um período de tempo dedicado, normalmente 25 minutos. Então, você faz uma pequena pausa, normalmente de 3 a 5 minutos. Essas quebras são chamadas de  pomodoros, em italiano “tomate”, nomeado para o temporizador em forma de tomate que Cirillo usava quando era estudante.

Depois de quatro pomodoros, você faz uma pausa mais longa, normalmente de 15 a 30 minutos.

A estratégia funciona por vários motivos. Primeiro, o tique-taque do timer ajuda você a manter o foco na tarefa em mãos. Você pode literalmente ouvir o tempo passando, o que pode ser incrivelmente motivador.

O temporizador também lembra você de fazer pausas curtas. Pesquisas têm mostrado repetidas vezes que interrupções freqüentes aumentam a produtividade.

Um estudo publicado na revista Ergonomics constatou que intervalos curtos e frequentes, especialmente quando acompanhados por alongamentos, resultaram em maior produtividade em comparação com menos pausas mais longas. Outro estudo, publicado na revista Work & Stress , descobriu que intervalos frequentes para descanso eram uma das formas mais eficazes de manter o desempenho do trabalhador.

A gestão eficaz do tempo e as pausas frequentes são importantes. Mas o que você faz com suas pausas também é importante. Pesquisadores do MIT descobriram que, quando os funcionários faziam intervalos com os colegas de seu grupo social, a produtividade, bem como a força do próprio grupo social, aumentavam. Assim, você pode aumentar ainda mais o desempenho agendando os intervalos de um funcionário com os de um colega com quem ele é amigo.

O desempenho também pode aumentar quando os trabalhadores saem para um pouco de sol e ar fresco, por isso incentive os membros da equipe a dar um passeio rápido em seus intervalos. Essa é outra área em que você pode liderar melhor pelo exemplo. Faça pausas frequentes e faça um esforço para sair para algum exercício.

Considerações Finais

Considerações Finais 2

Normalmente, os pequenos empresários nunca têm tempo ou dinheiro suficiente para fazer tudo o que desejam. Mas aumentar a produtividade não requer um grande investimento. Na maioria das vezes, simplesmente leva mais consciência dos proprietários e gerentes.

Se você é proprietário de uma empresa, o que você faz para incentivar uma maior produtividade de sua equipe? Se você trabalha para uma organização maior, o que sua empresa faz para aumentar a produtividade?