Quanto tempo você deve manter registros financeiros? Aqui está um guia rápido

Já imaginou quanto tempo exatamente você deveria manter seus registros financeiros? Quais registros seriam desnecessários? Quais registros se tornariam mais importantes no caso de erros causados ​​por outras pessoas? O que você deve salvar e o que você deve destruir?

Bem, aqui está um guia rápido sobre quanto tempo manter seus diferentes tipos de registros financeiros.

Nota: É importante ter em mente que, se você não se sentir confortável jogando alguma coisa fora, você definitivamente deve mantê-la!

Registros financeiros para manter permanentemente / para sempre

Existem documentos financeiros que você precisará manter para sempre “apenas no caso” de que são necessários. Estes são documentos importantes e há várias razões pelas quais você pode precisar deles; no entanto, alguns outros você poderá precisar raramente.

Lembre-se de que a boa manutenção de registros, independentemente do uso, ainda é de extrema importância.

Também é importante dizer aos seus entes queridos onde você guarda esses documentos, caso esteja incapacitado ou os preceda na morte.

Esses documentos precisam ser mantidos em um local seguro, de preferência em um cofre ou cofre à prova de fogo. Também existem opções mais baratas, como envelopes à prova de fogo / à prova d’água; no entanto, a eficácia desse método não é tão forte quanto as opções listadas anteriormente.

Alguns registros que precisam ser mantidos para sempre e “por precaução” são alguns dos documentos mais importantes, incluem:

  • Certidões de nascimento / documentação de adoção: geralmente necessária para trabalhos, matrícula na escola, obtenção de carteira de motorista, benefícios, adições de seguro, etc.
  • Certificados de Óbito: Geralmente necessários para fechar, cancelar e transferir contas, para cumprir apólices de seguro de vida, pensões, benefícios por morte, etc.
  • Certificados de casamento: geralmente necessários para o status da Administração da Segurança Social e / ou alteração de nome, alteração de nome da carteira de motorista, empréstimos hipotecários, seguro de vida, seguro de saúde, etc.
  • Testamentos: Isso é necessário após a morte para a designação de propriedades, direitos e solicitações da pessoa falecida. Manter registros também ajuda quando pode haver erros dentro do sistema de arquivamento em um registrador, como o secretário do tribunal, ou mesmo a falta de arquivamento.
  • Registros de hipotecas pagas em imóveis, terrenos e outras propriedades: escrituras, fianças, notas promissórias e notas de satisfação podem se tornar documentos extremamente importantes no caso de erros administrativos do escritório de empréstimos hipotecários, do escritório de advogados ou do cartório de registro de condado, especialmente durante a transferência ou venda de uma casa ou propriedade.
  • Declarações de contribuição do IRA para contribuições não dedutíveis para provar que você pagou impostos: Para evitar implicações fiscais devido a erros ou erros de preenchimento

Importância de manter esses registros

É importante manter esses documentos, pois fornecem provas de eventos específicos ou trocas de propriedades.

A maioria desses documentos também é arquivada no registro ou no registro de escrituras dentro do município onde a propriedade está localizada ou onde o evento ocorreu. Continuar mantendo esses registros se torna vital quando há erros no preenchimento ou falta de preenchimento.

Os documentos que você precisa arquivar no registrador local também podem estar disponíveis online. Alguns, como registros vitais, podem estar disponíveis apenas para serem solicitados pessoalmente a um indivíduo autorizado.

Registros financeiros a serem mantidos para itens ativos

Se você possui contratos, empréstimos ou outras obrigações / contribuições financeiras ativas, deseja manter esses registros indefinidamente.

Exemplos incluem:

  • Documentos de seguro
  • Contratos
  • Contribuições para o plano de aposentadoria
  • Registros de ações / ações
  • Declarações de corretagem
  • Registros de melhoramento da casa
  • Registros de imposto predial
  • Pagamentos de dívidas em curso
  • Registros para itens associados a garantias ativas
  • Registros para itens que não excederam suas datas de retorno

Esses são documentos que devem ser guardados caso sejam necessários a qualquer momento. Você nunca sabe quando poderá haver problemas daqui a alguns anos e poderá precisar desses documentos.

Houve casos em que problemas de propriedade não foram descobertos até décadas depois, por isso é importante manter esses documentos indefinidamente.

Quanto tempo manter declarações e documentos fiscais?

Para certos registros, depois de sete anos, não é mais necessário mantê-los, especialmente para itens como dívidas quitadas, pois sete anos geralmente são o período permitido para esses itens serem contestados.
Você pode mantê-los por mais tempo, se quiser. Esses tipos de registro incluem:

  • Declarações fiscais
  • Registros relacionados a impostos, por exemplo, pagamentos de pensão alimentícia, contribuições de caridade etc.

Também é importante manter essas diretrizes do IRS em mente, pois estão relacionadas às suas declarações fiscais:

  • Reembolsos ou créditos tributários: mantenha registros por 3 anos a partir da data em que você apresentou sua devolução original ou 2 anos a partir da data em que você pagou o imposto, o que ocorrer depois, se você registrar uma solicitação de crédito ou reembolso após registrar sua devolução.
  • Reivindicações de perda: mantenha registros por 7 anos se registrar uma reclamação por perda de valores sem valor ou dedução de dívidas incobráveis.
  • Renda não declarada: mantenha registros por 6 anos se você não declarar uma renda que deve reportar, e é mais de 25% da renda bruta mostrada no seu retorno.
  • Nenhuma declaração de imposto registrada: mantenha registros indefinidamente se você não registrar uma declaração.
  • Relatórios fraudulentos: mantenha registros indefinidamente se você registrar um relatório fraudulento de devolução.
  • Registros de imposto sobre o emprego: Mantenha registros de imposto sobre o emprego por pelo menos 4 anos após a data em que o imposto se torna devido ou é pago, o que ocorrer posteriormente.

Registros financeiros para manter pelo menos 3 anos

Existem alguns documentos que você pode guardar por um período mais curto, mas ainda são considerados pertinentes. Muitos desses documentos devem ser mantidos por três anos para fornecer prova de pagamento, resolução ou serviço de reclamações anteriores.

  • Apólices de seguro canceladas
  • Registros de vendas de imóveis, por exemplo, investimentos e imóveis
  • Contas médicas pagas (do pagamento final do tratamento especificado)
  • Qualquer documentação necessária para obter imposto sobre ganhos de capital ou para apoiar deduções em suas declarações fiscais.

Quaisquer reivindicações ativas / abertas sob políticas anteriores devem ser mantidas três anos a partir da data em que a reivindicação for resolvida.

Quanto tempo mantém os extratos bancários?

Os documentos financeiros para manter pelo menos um ano geralmente são os documentos que ocorrem mais comuns que você pode ter e serão importantes se você contestar uma transação ou provar o pagamento ou resolver.

  • Cheques cancelados
  • Registros de salário
  • Registros de pagamento de faturas
  • extratos bancários

Nota: Se qualquer um desses documentos for um requisito para deduções de impostos, você precisará mantê-los por mais tempo – veja acima.

Muitas empresas agora oferecem registros eletrônicos de pagamento, serviços de pagamento de contas online e serviços bancários online. Se você utiliza esses serviços e salva documentos com dados confidenciais, é importante criptografar o dispositivo e / ou os arquivos salvos.

Também é importante usar medidas de segurança comuns, como o uso de um dispositivo ou computador que tenha proteção atualizada contra malware, alterando sua senha com frequência e abstendo-se do uso da Internet de código aberto.

Quanto tempo mantém os registros comerciais?

Existem regras diferentes para retenção de registros para o seu negócio. Como a maioria das empresas possui mais peças móveis e lida com mais do que apenas o proprietário, haverá mais registros e a maioria dos requisitos de retenção de registros é mais rigorosa. Alguns registros que tratam dos negócios, outros que lidam com os clientes, outros que lidam com os funcionários e outros que lidam com o Internal Revenue Service. Pode haver envolvimento com outras organizações ou pessoas também.

Alguns dos registros / documentação que as empresas precisam manter e a quantidade de tempo especificada ou sugerem a quantidade de tempo:

Imposto de renda:

    • 6 anos, 7, se houver deduções por perda de dívida ou cheques sem fundos.

Registros de pagamento / impostos de funcionários:

    • 4 anos após os referidos impostos terem sido pagos ou devem ser pagos.

Registros de remuneração dos trabalhadores: 

    • 10 anos.

Custos e despesas operacionais da empresa:

    • A maioria dessas despesas é considerada documentação de suporte para fins fiscais. Qualquer coisa considerada documentação de suporte deve ser mantida por 3 anos, a menos que se enquadre em outras diretrizes do IRS.
    • Os documentos associados à cobertura da apólice de seguro que podem exigir comprovação de compra / custo, etc. devem ser mantidos por mais tempo, se a companhia de seguros exigir.
    • Qualquer documentação associada a garantias deve ser mantida até a cobertura expirar, se for além de 3 anos.

extratos bancários

  • 7 anos. É uma boa ideia manter um registro anual detalhado para minimizar a papelada associada aos extratos mensais.

Nota: Se você usar algo para fins fiscais, as diretrizes para o IRS serão aplicadas. Veja acima ou o site oficial do IRS.

Pontos-chave do IRS na manutenção de registros financeiros

O IRS menciona especificamente dois pontos, tanto para empresas quanto para indivíduos. Felizmente, você não precisa fazer isso:

  • Mantenha registros por 6 anos se você não declarar uma renda que deve informar, e essa receita não declarada é superior a 25% da renda bruta mostrada no seu retorno.
  • Não apresentou uma declaração de imposto? Mantenha os registros indefinidamente se você não registrar um retorno.
  • Você foi vítima de fraude fiscal? Mantenha os registros indefinidamente se você enviar um relatório de devolução fraudulento.

Muitas empresas agora usam tecnologia para alguns serviços financeiros e / ou cobrança. É importante certificar-se de que, ao utilizar esses serviços para fins financeiros, cobrança e / ou armazenamento de dados potencialmente confidenciais e pessoais, você use tecnologia confiável e segura para evitar roubo de identidade e fraude.

Não é incomum obter conselhos de que você deve guardar tudo para o seu negócio. Se você tem o luxo de espaço ilimitado, físico ou digital, e é ótimo com a organização, isso também é sempre uma opção.

Como mencionado anteriormente, se você se sentir desconfortável em se livrar de algo, mantenha-o.

Então, onde você deve manter seus registros financeiros?

A maneira mais segura é verificar e criptografar seus registros, que você pode armazenar localmente em um disco rígido com um backup em nuvem criptografado.

Se você gosta da ideia de registros digitais sem configurar a tecnologia, bancos selecionados agora oferecem cofres virtuais. Eles permitem que você faça upload de documentos com segurança, muitos deles gratuitos, se permanecerem sob um determinado tamanho de armazenamento.

Se você não se sentir à vontade com cópias digitais, poderá manter as cópias em papel com segurança em um cofre trancado. Certifique-se de que seja à prova de fogo e à prova d’água, ou você pode colocá-los em um cofre em um cofre no seu banco.

Uma coisa importante a ser observada é que um testamento vital e qualquer outro documento geralmente necessário em caso de emergência ou em um curto espaço de tempo não devem ser protegidos em um cofre. Por exemplo, documentos contendo os desejos de um funeral. Isso ocorre porque seu acesso é geralmente limitado ao horário bancário. E eles geralmente são acessíveis apenas a indivíduos autorizados.

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A manutenção correta de registros financeiros pode poupar muito estresse ao procurar documentos.

Também garante que você esteja ciente do seu grande quadro financeiro. E muito importante, quando você estiver ciente de todos os seus registros, poderá se proteger e identificar rapidamente qualquer roubo de identidade.

Certifique-se de que, se você ficar incapacitado, as pessoas em sua vida que precisem desses documentos saberão onde encontrá-los.

É importante garantir que quem precisa pagar as contas e encontrar esses tipos de documentos possa acessá-los facilmente.

Não se esqueça, se você não tiver certeza se deve guardar algo, guarde-o. É melhor mantê-lo e não precisar do que precisar, mas jogá-lo fora.

Quer administrar melhor o seu dinheiro? Confira este Guia para Iniciantes.